Assemblee telematiche valide solo se svolte in tempo reale. Lo statuto non deve limitarsi aduna generica previsione, ma deve disciplinare (anche mediante ricorso al regolamento assembleare) le prerogative dell’organo amministrativo in merito alla scelta, da esercitarsi in sede di convocazione, delle modalità di tenuta dell’assemblea.

Lo statuto o il regolamento assembleare non rimettano al singolo socio la scelta del mezzo di telecomunicazione utilizzabile, ma stabiliscano che essa è rimessa alla società, prevedendo, eventualmente, un meccanismo di “recupero” dell’istanza partecipativa in caso di richieste dei soci in situazione di emergenza.

Queste le indicazioni per la redazione delle clausole statutarie in materia di assemblee in video conferenze contenute nella massima n. 82/2022 di recente elaborata dal Consiglio notarile di Firenze.
Il tema delle assemblee societarie telematiche, soprattutto dopo l’esperienza “forzata” causata dalla pandemia, è ormai di grande attualità ed ampiamente esplorato dalla recente dottrina e prassi notarile. Lo scopo si legge nella massima del Consiglio Notarile di Firenze è quello di formulare alcuni suggerimenti operativi per gestire “al meglio” l’assemblea telematica e non di soffermarsi sulla sua legittimità – data per assodata – e sui pochi punti di essa ancora oggetto di dibattito in dottrina.

Assemblea telematica

L’assemblea esclusivamente telematica, vede notaio e presidente necessariamente distanti e non nello stesso luogo “fisico” e postula quindi un verbale necessariamente redatto e sottoscritto dal solo notaio; immaginare che dopo la riunione i due soggetti debbano trovarsi per sottoscrivere entrambi il verbale sarebbe, oltre che un’inutile collo di bottiglia operativo, che farebbe perdere parte dei benefici e della snellezza di un’assemblea totalmente telematica, una forzatura che non troverebbe supporto in alcun principio giuridico o norma di legge.

Organo amministrativo e decisione di convocare l’assemblea 
Spetta all’organo amministrativo la decisione di convocare l’assemblea e, nel silenzio dello statuto, compete a tale organo anche la scelta delle modalità di tenuta della riunione, che deve essere resa nota sin dall’invio della convocazione: potrebbe però essere opportuno, in funzione del tipo di compagine sociale e delle sue esigenze, nonché per prevenire eventuali strumentali contestazioni da parte dei soci, disciplinare tale prerogativa, sia a livello statutario sia eventualmente anche (o solo) nel regolamento assembleare.

Una prima opzione è quella di “ribadire” la piena discrezionalità dell’organo amministrativo, onde evitare che qualche socio possa lamentare una violazione della parità di trattamento e della correttezza e buona fede, principi transeunti dell’intero procedimento assembleare sin dalla prima fase della convocazione, o contestare in linea astratta la possibilità di optare per un’assemblea virtuale.

Potrebbe esserci all’opposto l’esigenza di limitare la possibilità di scelta dell’organo amministrativo, frutto di equilibri tra i soci che si riverberano anche su una specifica disciplina delle modalità di tenuta delle assemblea: lo statuto e/o il regolamento assembleare potrebbero quindi prescrivere che, ad esempio, l’assemblea sia astrattamente convocabile o si debba convocare come ibrida solo nel caso in cui il luogo fisico di riunione si trovi ad una determinata distanza dalla sede sociale o fuori dal comune/provincia/regione in cui essa si trova.

Tale esigenza, se particolarmente pressante, potrebbe spingersi al punto da eliminare la discrezionalità dell’organo amministrativo, imponendo a tale organo in sede di redazione dell’avviso di convocazione di prevedere specifiche modalità di tenuta dell’assemblea, sempre o subordinatamente alla sussistenza di certi presupposti: obbligo di convocazione ibrida in caso di convocazione fuori dal comune in cui si trova la sede sociale; obbligo di convocazione sempre in modalità ibrida o telematica o tradizionale.

Avviso di convocazione 
Spostando l’attenzione sul contenuto dell’avviso di convocazione, che esulano dal suo contenuto minimo prescritto dalla legge, è evidente che questa sia la sede nella quale gli amministratori devono dare conto della modalità di riunione prescelta, tradizionale, ibrida o virtuale che sia.

L’indicazione, influenzata delle possibili previsioni statutarie/del regolamento assembleare deve essere fornita in modo chiaro, dovendo mettere in condizione i soci di sapere con certezza quale possa essere la loro modalità partecipativa. In un momento successivo del procedimento, la possibilità di modificare la scelta non appare conforme ai principi, se non nei termini indicati alla fine del precedente paragrafo, cioè integrandola a beneficio dell’incentivazione dell’istanza partecipativa: tranne il caso del contesto emergenziale ricordato al termine del paragrafo precedente, che sarebbe opportuno fosse “supportato” da un’apposita clausola statutaria/del regolamento assembleare, sembra infatti precluso all’organo amministrativo di intervenire sulle modalità di partecipazione, così come è pacifico che non sia possibile, nel caso di un’assemblea tradizionale, modificare, dopo l’invio dell’avviso di convocazione ed una volta spirati i termini per la sua integrazione, ad esempio il luogo di convocazione stessa.

Cinzia De Stefanis  – Informati S.r.l. – © Riproduzione riservata